Backoffice Manager:in (Accounting & Administration)

FEMNA ist eine Dachmarke und vereint die Marken FEMNA Health, FEMNA Care und FEMNA Work und ist eine digitale Gesundheitsplattform für die Frauengesundheit. Wir begleiten Frauen ganzheitlich bei hormonellen Beschwerden – evidenzbasiert, empathisch und praxisnah.

Unsere Programme und Angebote werden von Krankenkassen und Arbeitgeber:innen angeboten und leisten einen messbaren Beitrag zu Gesundheit, Leistungsfähigkeit und Prävention.

Als Backoffice Manager:in sorgst du dafür, dass bei FEMNA hinter den Kulissen alles rund läuft. Du verantwortest die vorbereitende Buchhaltung, die Rechnungsstellung und Abrechnungen, die Lohnbuchhaltung sowie unterstützt bei Bedarf beim Finanzreporting und bringst Ordnung und Struktur in unsere administrativen Abläufe.

Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung, COO, dem Key Account Management und unserer Steuerberatung zusammen und schaffst die Grundlage dafür, dass FEMNA effizient weiter wachsen kann.

Buchhaltung & Abrechnung

• Vorbereitende Buchhaltung und Belegmanagement in DATEV Unternehmen Online
• Eigenständige Rechnungserstellung sowie Prüfung und Abwicklung von Zahlungen und Abrechnungen mit unseren Partner:innen
• Enge Abstimmung mit unserer Steuerberatung

Lohnbuchhaltung

• Vorbereitung und Abwicklung der monatlichen Lohnbuchhaltung
• Ansprechperson für das Team bei Fragen

Backoffice & Organisation

• Bearbeitung des Posteingangs & Versand von Verträgen
• Pflege einer strukturierten Ablage
• Allgemeine Backoffice-Aufgaben und Unterstützung des Teams im Tagesgeschäft

Mit dem Wachstum von FEMNA und der Weiterentwicklung deiner Rolle kannst du schrittweise zusätzliche Verantwortung in folgenden Bereichen übernehmen:

Prozesse & Optimierung

• Analyse und Verbesserung administrativer Prozesse
• Einführung klarer Strukturen, Vorlagen und Routinen, die mit uns mitwachsen

Finanzen & Reporting

• Unterstützung bei Finanzthemen wie Zahlungsverkehr, Liquiditätsübersicht und Budgetplanung
• Bei Bedarf: Unterstützung bei Finanz Reportings
• Pflege und Weiterentwicklung unserer Excel-Auswertungen

Fachlich

• Erfahrung in Buchhaltung, Accounting oder Finance
• Sicherer Umgang mit DATEV Unternehmen Online
Sehr gute Excel-Kenntnisse
• Fundiertes Finanz-Know-how und Verständnis für Lohnbuchhaltung
• Erfahrung in Büroorganisation und Office-Management
• Deutschkenntnisse (Muttersprachen-Niveau oder C2)

Persönlich

• Passion for Prozesse: Du hast Freude daran, Abläufe einfacher und effizienter zu machen
• Ausgeprägter Sinn für Ordnung & Struktur
• Sorgfältige, zuverlässige, selbstständige und pragmatische Arbeitsweise
• Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen

Nice to have

• Erfahrung im Start-up-Umfeld oder in schnell wachsenden Organisationen
• Erfahrung im Gesundheitswesen oder mit Abrechnungen gegenüber Krankenkassen

• Sinnstiftende Arbeit im Bereich Frauengesundheit
• Viel Gestaltungsspielraum und Verantwortung
• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Flexible Arbeitszeiten & überwiegend Home-Office
• Ein engagiertes, interdisziplinäres Team
• Wettbewerbsfähige Vergütung